Cảnh báo: Dữ liệu tài chính trong Google Sheets bị rò rỉ qua tiện ích AI, và cách HimiTek dùng Automation để xử lý

Warning: Financial Data in Google Sheets Can Leak Through AI Add-ons — How HimiTek Uses Automation to Fix It

1. Chẩn đoán rủi ro cụ thể: Khi Google Sheets trở thành “ERP chạy bằng cơm” Một công ty phân phối thiết bị công nghiệp có 42 nhân sự gọi...

1. Specific risk diagnosis: When Google Sheets becomes a “manual ERP” A 42-person industrial equipment distribution company contacted HimiTek after a pricing meeting with a major dealer. The owner noticed...

// Google Apps Script mẫu: quét file Sheets có dấu hiệu nhạy cảm
function scanSensitiveSheets() {
  const keywords = ['giá vốn', 'chiet khau', 'chiết khấu', 'công nợ', 'cong no', 'lương', 'hoa hồng', 'khách hàng', 'hợp đồng'];
  const files = DriveApp.searchFiles("mimeType='application/vnd.google-apps.spreadsheet'");
  const results = [];

  while (files.hasNext()) {
    const file = files.next();
    const name = file.getName().toLowerCase();
    const matched = keywords.filter(k => name.includes(k.toLowerCase()));

    if (matched.length > 0) {
      results.push({
        fileName: file.getName(),
        fileId: file.getId(),
        url: file.getUrl(),
        matchedKeywords: matched.join(', ')
      });
    }
  }

  Logger.log(JSON.stringify(results, null, 2));
}

# Checklist Bash mẫu dùng với GAM để liệt kê app bên thứ ba
# Yêu cầu admin Google Workspace và GAM đã cấu hình

gam all users print tokens fields user,displayText,clientId,scopes > oauth_tokens.csv

gam user sales01@company.vn print filelist query "mimeType='application/vnd.google-apps.spreadsheet'" fields id,name,permissions > sales01_sheets.csv

# Sau đó lọc các scope rủi ro như drive, spreadsheets, gmail.readonly
# và đối chiếu với danh sách app được phê duyệt nội bộ.

// Pseudo-code: cảnh báo khi file nhạy cảm bị chia sẻ ra ngoài domain
function alertExternalSharing(file, ownerEmail, externalEmails, riskLevel) {
  const message = `File nhạy cảm: ${file.name}\nURL: ${file.url}\nOwner: ${ownerEmail}\nTài khoản ngoài: ${externalEmails.join(', ')}\nMức rủi ro: ${riskLevel}`;

  if (riskLevel === 'HIGH' || riskLevel === 'URGENT') {
    MailApp.sendEmail('cfo@company.vn', '[CẢNH BÁO] Google Sheets chia sẻ sai quyền', message);
  }

  // Có thể tích hợp Slack, Google Chat, ticket nội bộ hoặc dashboard quản trị
}

// Sample Google Apps Script: scan Sheets with sensitive signals
function scanSensitiveSheets() {
  const keywords = ['purchase cost', 'discount', 'debt', 'salary', 'commission', 'customer', 'contract'];
  const files = DriveApp.searchFiles("mimeType='application/vnd.google-apps.spreadsheet'");
  const results = [];

  while (files.hasNext()) {
    const file = files.next();
    const name = file.getName().toLowerCase();
    const matched = keywords.filter(k => name.includes(k.toLowerCase()));

    if (matched.length > 0) {
      results.push({
        fileName: file.getName(),
        fileId: file.getId(),
        url: file.getUrl(),
        matchedKeywords: matched.join(', ')
      });
    }
  }

  Logger.log(JSON.stringify(results, null, 2));
}

# Sample Bash checklist using GAM to list third-party apps
# Requires Google Workspace admin access and configured GAM

gam all users print tokens fields user,displayText,clientId,scopes > oauth_tokens.csv

gam user sales01@company.com print filelist query "mimeType='application/vnd.google-apps.spreadsheet'" fields id,name,permissions > sales01_sheets.csv

# Then filter risky scopes such as drive, spreadsheets, gmail.readonly
# and compare them with the company’s approved app list.

// Pseudo-code: alert when a sensitive file is shared outside the domain
function alertExternalSharing(file, ownerEmail, externalEmails, riskLevel) {
  const message = `Sensitive file: ${file.name}\nURL: ${file.url}\nOwner: ${ownerEmail}\nExternal accounts: ${externalEmails.join(', ')}\nRisk level: ${riskLevel}`;

  if (riskLevel === 'HIGH' || riskLevel === 'URGENT') {
    MailApp.sendEmail('cfo@company.com', '[ALERT] Google Sheets shared with wrong permissions', message);
  }

  // Can integrate with Slack, Google Chat, internal ticketing, or an admin dashboard
}